Coordonnateur administratif - Affaires étudiantes

Coordonnateur administratif - Affaires étudiantes

time left to apply Date de fin : 27 mars 2026 (Il reste 9 jours pour postuler)

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Résumé du poste :

Sous la responsabilité de la Responsable administrative, et en relation fonctionnelle avec le directeur des programmes, le responsable des initiatives en ligne et les deux directeurs adjoints de l’école, le/la coordinateur/trice administratif/ve apportera un soutien administratif aux activités dont ces postes ont la charge :

Principales fonctions et responsabilités :

Formation continue et initiatives en ligne (50 %)

• Agit en tant que principal interlocuteur pour tout ce qui concerne l’accréditation des activités externes (CNE).
  
  
• Facilite l’évaluation des demandes d’accréditation par le Bureau, rédige les comptes rendus des réunions et communique les décisions aux demandeurs. Gère les dossiers en cours, met à jour leur statut et traite les dossiers complets des membres. Communique efficacement et régulièrement avec les clients potentiels ou existants, en les accompagnant tout au long du processus de demande.
  
  
• Prépare les certificats d’attestation pour les apprenants.
  
  
• Apporte un soutien administratif au développement des activités éducatives en ligne et du CNE.
  
  
• Coordonne l’inscription aux activités proposées par ce bureau. Résout les problèmes ou les retards éventuels. Répond aux demandes de renseignements dans un esprit de service.
  
  
• Coordonne l’inscription des clients.
  
  
• Prépare et coordonne l’élaboration de documents promotionnels, avec le soutien du chargé de communication, si nécessaire.
  
  
• Participe à la gestion financière, à la facturation des clients, à la vérification de la réception des paiements et à la délivrance des reçus aux clients. Assure le suivi des transactions et relance les paiements en souffrance. Communique avec le service financier de l’AEC 11 à cette fin.
  
  
• Utilise divers logiciels et applications tels que Course Merchant, le système MMP de McGill et le menu financier Minerva.
  
  
• Produit des rapports et des statistiques concernant les demandes, les participants, les commentaires et l-intérêt pour les cours en ligne. Trie, met en forme et effectue des requêtes sur ces données.
  
  
• Assume d-autres tâches qui lui sont assignées et qui sont nécessaires au bon fonctionnement du bureau.
  
  
• Contribue à la coordination de la mise en oeuvre des activités éducatives en ligne et du CNE : confirme les ressources nécessaires, le lieu et le calendrier ; communique avec les apprenants si nécessaire pour assurer le bon déroulement des activités.
  
  

Assistance aux directeurs adjoints (DA) (50 %)

• Coordonne l’ordre du jour, rédige les procès-verbaux et assure le suivi des points à traiter issus des réunions de gouvernance (par exemple : TAG, réunions permanentes, processus d’évaluation du mérite).
  
  
• Est en charge de classer tous les dossiers de manière organisée afin d’en faciliter l’accès et d’en assurer la sauvegarde.
  
  
• Assiste aux réunions et rédige les procès-verbaux au nom des AD lorsque cela lui est demandé.
  
  
• Rédige des réponses au nom des DA.
  
  
• Maintient les ordres du jour des DA et coordonne les réunions et les événements. Assure la liaison administrative pour une collaboration efficace entre les DA et les comités de classement académique de premier cycle et de deuxième cycle de l-ISoN.
  
  
• Planifie, programme et hiérarchise les réunions.
  
  
• Élabore les ordres du jour de tous les comités présidés par les AD en se basant sur les réunions précédentes, les initiatives en cours et les activités prévues.
  
  
• Assure le suivi auprès des personnes chargées de donner suite à un point afin d-en faciliter la réalisation dans les délais, et informe les directeurs adjoints de tout point susceptible de ne pas être mené à bien dans les délais fixés, en précisant les raisons et les alternatives possibles.
  
  
• Prépare et coordonne la rédaction de rapports, de lettres et de divers documents pour les directeurs de programme et les directeurs adjoints de programme dans le cadre de leur mission de soutien aux étudiants (c’est-à-dire documenter le processus d’intégration du personnel académique, mettre à jour le manuel du directeur de programme, aider à la rédaction de lettres spéciales pour les étudiants en situation particulière et coordonner le dossier relatif aux exigences d’admission en matière de maîtrise du français).
  
  
• Rédige et met à jour les mandats des comités et groupes de travail ISoN, qu’ils soient nouveaux ou existants.
  
  
• Contribue à la définition des calendriers et des ressources nécessaires aux activités, notamment l’administration, le soutien à l’accréditation et la planification d’événements spéciaux.
  
  
• Assiste la directrice dans le suivi des projets spéciaux menés par le corps enseignant de l’ISoN.
  
  
• Aide les DA-E à organiser les processus et les politiques en place afin d’assurer l’efficacité (par exemple, TAG, Merit).
  
  
• En soutien aux directeurs adjoints et aux directeurs de programme, veille au respect des règlements universitaires et des échéances pour tous les étudiants de premier cycle et de deuxième cycle.
  
  
• Télécharge, met à jour et gère les rapports et statistiques sur diverses données relatives aux étudiants (par exemple : nombre d’étudiants inscrits, statut à temps plein/temps partiel, congés, nombre d’années dans le programme, inscription aux cours)
  
  
• En soutien aux missions des directeurs de programme, se tient informé des politiques, procédures et règlements actuels de l’université et de l’ISoN concernant les étudiants (tels que les règlements du manuel UG/GR, les règlements relatifs au classement et à la promotion des étudiants).
  
  
• En soutien aux directeurs de programme, coordonne et gère l’ensemble du processus administratif relatif au suivi des résultats et à la promotion des étudiants de premier cycle. À chaque semestre, établit un rapport sur tous les étudiants présentant des problèmes de résultats ou bénéficiant d’un accompagnement clinique, s’assure que le plan d’études adapté est bien suivi et que l’étudiant satisfait aux exigences du comité, et apporte son aide lors de l’inscription aux cours. Organise les réunions de suivi des résultats.
  
  
• Assure la liaison avec le responsable des affaires étudiantes de l’ISoN pour soutenir les étudiants en probation académique ou faisant l’objet d’un dossier disciplinaire (en soutien au responsable de la discipline académique de l’ISoN).
  
  
• Aide à l’inscription manuelle de tous les étudiants suivant un programme d’études révisé.
  
  
• En soutien aux directeurs de programme, prépare des présentations pour les événements de recrutement et de promotion de l’université et de l’école.
  
  
• En soutien au directeur adjoint, assure la liaison avec les étudiants, les membres du corps enseignant ou les partenaires cliniques concernant les allégations/signalements de mauvais traitements infligés aux étudiants : télécharge le rapport d’allégation issu de l’enquête, le transmet au directeur adjoint, contacte l’étudiant pour organiser un entretien avec le directeur adjoint et invite les membres du corps enseignant ou les partenaires cliniques à participer aux réunions.
  
  

La liste des fonctions et responsabilités énoncées ci-dessus est indicative et ne constitue pas une liste exhaustive et détaillée des tâches susceptibles d’être accomplies par un employé dont le poste correspond à cette description de poste générique.

Autres compétences et/ou aptitudes requises :

• Expérience en administration ou en coordination de programmes dans le milieu universitaire, dans le secteur de la santé ou dans le domaine de la formation continue.
  
  
• Expérience pratique des processus liés à la formation continue/au développement professionnel continu (DPC)/à la formation continue en éducation (FCE) (par exemple : cycles d’accréditation, réception des candidatures, comités d’évaluation, attestations, dossiers des apprenants).
  
  
• Expérience avérée dans le soutien aux comités de gouvernance/comités académiques (établissement de l’ordre du jour, rédaction des procès-verbaux, suivi des actions, gestion des documents).
  
  
• Expérience avérée dans la coordination d-activités d-apprentissage en ligne ou en présentiel-en ligne (inscriptions, communication avec les apprenants, logistique, animation avec les formateurs/partenaires).
  
  
• Expérience en administration financière de base (facturation, rapprochements, suivi des paiements ; collaboration avec le service des finances).
  
  
• Expérience dans le traitement des données relatives aux étudiants ou aux apprenants et dans la production de rapports/statistiques.
  
  
• Connaissance pratique des principes d-accréditation en formation continue (évaluation des candidatures, admissibilité, documentation, attestations).
  
  
• Maîtrise des systèmes d-inscription/d-apprentissage et des systèmes universitaires : McGill MMP (achats) et les menus Minerva Finance/Informations sur les étudiants, ainsi que les outils CRM/dossiers ou LMS (par exemple, Brightspace/D2L, Moodle, Canvas) pour l-extraction de listes et de rapports.
  
  
• Solides compétences en Excel/Google Sheets (tri, filtrage, recherche, tableaux croisés dynamiques) et aisance dans la compilation de métriques pour les rapports opérationnels et destinés aux bailleurs de fonds.
  
  
• Excellentes compétences en matière de production de documents (ordres du jour, comptes rendus, rapports, procédures opérationnelles standard, textes promotionnels) à l’aide de MS Office/Google Workspace ; des compétences de base en édition de contenu web constituent un atout.
  
  
• Anglais et français : niveau avancé (à l’oral et à l’écrit).
  
  
• Organisation et gestion des priorités.
  
  
• Communication avec les parties prenantes : communication claire et axée sur le service avec les apprenants, le corps enseignant, les partenaires du système de santé et les services internes.
  
  
• Souci du détail et conformité : tenue précise des dossiers, fichiers prêts pour les audits et respect des exigences d’accréditation et des politiques universitaires.
  
  
• Jugement et discrétion : capacité à traiter en toute confidentialité les questions sensibles concernant les apprenants/étudiants (par exemple, les résultats scolaires, les signalements de mauvais traitements).
  
  
• Résolution de problèmes : identification et résolution proactives des problèmes liés aux inscriptions, à la logistique et aux systèmes.
  
  
• Collabore efficacement et soutient les priorités des dirigeants ainsi que leur suivi.
  
  

En tant qu’un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :

• Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
  
  
• Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l’employeur jusqu-à 10%) (si éligible)
  
  
• Régime enregistré d’épargne-retraite (RÉER) et Compte d-épargne l-abri de l-impôt (CÉLI)
  
  
• Politique de vacances compétitive
  
  
• Deux (2) journées personnelles
  Deux (2) congés flottants
  
  
• Neuf (9) « vendredis d’été » - congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
  
  
• Congés payés pendant la période des vacances de décembre
  
  
• Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
  
  
• Jusqu’à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
  
  

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l’Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.

Connaissance du français et de l’anglais: L’Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d-anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # (qualificatif) sur une échelle de 0-4.

Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici .

Formation et expérience minimales requises :

DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat

Salaire horaire :

(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65

Heures par semaine :

33.75 (Temps plein)

Superviseur :

Chef, Administration

Date de fin de l-emploi (le cas échéant) :

Date limite pour postuler :

2026-03-26

L-Université McGill recrute sur la base du mérite et s-est fermement engagée à promouvoir et instaurer l-équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d-emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L-Université McGill met en oeuvre un programme d-équité en matière d-emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d-accommodements à n-importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hrmcgill.ca .

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