Coordonnateur(-trice) administratif(-ive), Affaires étudiantes

Coordonnateur(-trice) administratif(-ive), Affaires étudiantes

time left to apply Date de fin : 1 avril 2026 (Il reste 13 jours pour postuler)

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Summary:

Sous la direction de l-administratrice du programme, fournit un soutien administratif, académique et opérationnel intégré aux programmes d-études supérieures en sciences de la vie quantitatives (QLS) et en biophysique, ainsi qu-à l-Initiative McGill en médecine computationnelle (MiCM). Agit comme ressource clé auprès des étudiantes et étudiants ainsi que du corps professoral, en coordonnant les admissions aux études supérieures, l-inscription, les processus de bourses, les étapes académiques et la conformité aux politiques de l-Université et des Études supérieures. Assure la prestation efficace des activités des programmes par une gestion proactive des calendriers et des réunions, une tenue de dossiers rigoureuse et la mise à jour des dossiers étudiants. Soutient la communication et la visibilité des initiatives des programmes en maintenant à jour le contenu Web et les médias sociaux, et coordonne la logistique des cours, séminaires, ateliers et événements de recherche, contribuant à un environnement de formation aux cycles supérieurs bien organisé et réactif.

Duties:

• Fournit un soutien administratif et secrétarial pour les programmes QLS et Biophysique. Organise le calendrier et les priorités de la directrice ou du directeur de programme ; coordonne les réunions, prépare les ordres du jour et la documentation, rédige les comptes rendus et assure le suivi des points à traiter. Coordonne la correspondance, la réservation de salles et le traitement des dépenses afin d-assurer des opérations quotidiennes efficaces.
  
  
• Sert de principal point de contact pour les étudiantes et étudiants potentiels et actuels, en offrant des conseils détaillés sur les exigences et procédures des programmes. Soutient le recrutement et les admissions en examinant et en vérifiant les dossiers de candidature et d-inscription, en traitant les changements de programme et de cours, et en coordonnant la documentation inter-départementale, interuniversitaire, de résidence et de stage.
  
  
• Soutient les activités de conseil académique en préparant et en validant la documentation liée aux équivalences de cours, aux transferts de crédits, à la reconnaissance des cours externes et au statut probatoire. Coordonne et planifie les entrevues étudiantes et tient à jour des dossiers académiques exacts.
  
  
• Administre les concours de bourses et de financement aux cycles supérieurs, en fournissant des conseils sur les critères d-admissibilité, les procédures et les échéances. Vérifie les demandes pour en assurer l-exhaustivité, veille à leur concordance avec les dossiers d-admission et prépare la documentation à soumettre au Bureau des études supérieures à la suite des décisions des comités.
  
  
• Surveille et vérifie les droits de scolarité et frais facturés aux étudiantes et étudiants des cycles supérieurs. Analyse les résultats des tests de langue, conseille les élèves sur les démarches requises le cas échéant et assure le suivi pour garantir la conformité aux exigences du programme.
  
  
• Coordonne les processus administratifs liés aux examens généraux de doctorat, aux soutenances orales et aux dépôts de thèse, en assurant le respect des politiques et échéanciers institutionnels.
  
  
• Maintient à jour les connaissances relatives aux politiques universitaires et des Études supérieures concernant les affaires étudiantes. Met à jour les dossiers étudiants, effectue la saisie de données et résout les problèmes administratifs afin d-assurer l-exactitude des informations et la conformité.
  
  
• Met à jour les sites Web des programmes QLS, Biophysique et MiCM afin d-assurer la publication précise et ponctuelle des informations sur les programmes, ateliers et modalités d-inscription. Formate et téléverse le contenu numérique, vérifie l-intégrité des liens et contribue aux communications sur les médias sociaux.
  
  
• Coordonne la logistique des cours principaux, séminaires, journées annuelles de recherche et ateliers, y compris la planification, la coordination des inscriptions, la configuration des plateformes virtuelles, la réservation des espaces et la coordination avec les services TI et audiovisuels.
  
  
• Maintient un système administratif pour l-archivage et la sauvegarde du matériel des ateliers MiCM. Téléverse et organise les documents antérieurs sur les plateformes du programme, y compris le site Web et GitHub, et prépare les certificats de participation pour les participants.
  
  

Other Qualifications and Skills:

• Doit être axé sur le service à la clientèle et démontrer une capacité éprouvée à offrir un excellent service à une clientèle variée (professeures, professeurs, étudiantes, étudiants, autres membres du personnel administratif).
  
  
• Expérience démontrée dans le travail auprès des étudiants et connaissance des politiques et procédures étudiantes.
  
  
• Initiative démontrée, sens de l-organisation et excellente attention aux détails.
  
  
• Capacité éprouvée à établir des priorités, à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les échéances, avec un fort souci du détail et une organisation rigoureuse.
  
  
• Capacité démontrée à travailler de façon autonome et en équipe.
  
  
• Capacité à travailler sous pression.
  
  
• Excellentes compétences en communication (capacité à transmettre et à recevoir clairement l-information, tant à l-oral qu-à l-écrit).
  
  
• À l-aise dans un environnement informatisé et capable d-utiliser des logiciels avancés - Word et Excel. Connaissance des plateformes de gestion Web.
  
  
• Expérience avec les applications McGill (Slate, Minerva, GPS-FAD, BSA, Banner SIS et FIS). Anglais et français, parlés et écrits.
  
  

Veuillez noter que pour travailler à l-Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province du Québec, sur le campus où le poste est situé.

L-Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter l-utilisation de l-anglais, tant à l-oral qu-à l-écrit. Le niveau d-anglais requis pour ce poste a été évalué au niveau 4 (qualifier) sur une échelle de 0 à 4.

Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique, veuillez cliquer ici .

Formation et expérience minimales requises :

DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat

Salaire horaire :

(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65

Heures par semaine :

33.75 (Temps plein)

Superviseur :

Superviseur(e) de prgramme

Date de fin de l-emploi (le cas échéant) :

Date limite pour postuler :

2026-03-31

L-Université McGill recrute sur la base du mérite et s-est fermement engagée à promouvoir et instaurer l-équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d-emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L-Université McGill met en oeuvre un programme d-équité en matière d-emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d-accommodements à n-importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hrmcgill.ca .

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